Корпоративную почту можно создать на домене компании. Такая почта повышает доверие клиентов, защищает бизнес от мошенников, а также помогает письмам не попадать в спам.
Как настроить почту на домене
Корпоративная почта — это адрес электронной почты на вашем домене, например, sales@вашбизнес.ру. Чтобы ее создать, нужно:
-
1
Подключить домен к почтовому сервису (например, к Почте Рег.ру, Яндекс 360 или VK WorkSpace).
-
2
Добавить MX-, SPF-, DKIM- и DMARC-записи в настройках DNS вашего домена.
-
3
Создать почтовые ящики для сотрудников.
Зачем бизнесу корпоративная почта
Доверие клиентов
Письмо с @gmail.com выглядит как личное. С @вашбренд.ру — как официальное. Клиенты открывают такие письма чаще и отвечают на них охотнее.
Письма не теряются в спаме
Письма с общедоступных почтовых доменов часто попадают в спам. Настроив SPF, DKIM и DMARC для своей почты, вы подтверждаете подлинность писем. Почтовые сервисы пропускают их во «Входящие» и ваши коммерческие предложения и счета доходят до адресата.
Мошенники не используют ваше имя
Без корпоративной почты любой может подделать письмо от вашей компании. С SPF, DKIM и DMARC такие письма автоматически блокируются.
Деловая переписка остается внутри компании
Сотрудники уходят — переписка с клиентами остается. Вы управляете ящиками: создаете, блокируете, переназначаете, меняете пароли.
Вся команда в одном пространстве
Календарь, файлы, мессенджер, звонки, задачи — в одном аккаунте. Сотрудники не ищут документы по перепискам, не пропускают встречи.
Виды корпоративной почты
Есть три способа организовать корпоративную почту: локальный сервер, почта от хостинг-провайдера и облачные сервисы. Какой выбрать — зависит от размера бизнеса, бюджета и требований к безопасности.
Что выбрать?
Локальный сервер — если у вас крупная компания, есть IT-отдел и нужен полный контроль над данными. Дорого, сложно, но максимально безопасно. Подробнее о локальном почтовом сервере вы можете прочесть в нашей статье.
Почту от хостинг-провайдера — если вы ИП или малый бизнес, хотите просто и недорого. Подойдет, если нужна только почта без дополнительных инструментов.
Облачный сервис — если нужна не просто почта, а экосистема для всей команды: календарь, файлы, звонки. Платная подписка, но функциональность шире.
Сервисы для настройки корпоративной почты
Вы можете заказать почту от хостинг-провайдера (например, почту на домене в Рег.ру) или выбрать облачное решение (Почта для бизнеса Яндекс 360 или Почта внутри VK WorkSpace). Рассмотрим эти сервисы подробнее.
Почта Рег.ру
Почта Рег.ру — это услуга для создания корпоративной почты. В рамках услуги вы можете создавать почтовые ящики и управлять ими через панель ispmanager. Работа с почтой доступна как в браузере через веб-интерфейс RoundCube, так и через почтовые клиенты.
Преимущества:
- в каждый тариф включено от 1000 пользователей,
- отсутствие рекламы в интерфейсе,
- защита от спама,
- круглосуточная техническая поддержка,
- возможность импорта почтовых ящиков внутри панели управления isp manager,
- низкая стоимость относительно популярных почтовых сервисов.
Если у вас уже есть почта на домене, настроенная у другого провайдера, вы можете перенести ее в Рег.ру следующими способами:
- Самостоятельно настроить домен и ящики и импортировать почту;
- Воспользоваться платной услугой Расширенная техподдержка почты на домене;
- Приобрести Рег.решение Почта под ключ.
Почта для бизнеса Яндекс 360
Яндекс 360 ― цифровой офис для бизнеса от компании Яндекс. Он включает в себя корпоративную почту, календарь, облачное хранилище Яндекс.диск, редактор документов, онлайн-доски, сервисы для коммуникации, такие как мессенджер и Яндекс Телемост, а также умный ассистент Алиса Про. Оплата производится за каждого пользователя, зависит от количества включенных в тариф опций.
Преимущества:
- высокий уровень распознавания спама,
- поддерживает десятки языков (русский, английский, татарский, азербайджанский, армянский, казахский и др.),
- встроенный антивирус с высокой степенью защиты,
- персонализация интерфейса.
Почта внутри VK WorkSpace
VK WorkSpace — это виртуальное окружение для совместной работы команд: корпоративная почта для сотрудников, календарь, мессенджер, сервис видеозвонков, диск-файлообменник, доска и документы, размещаемые в облаке или на серверах компании. Оплата производится за каждого пользователя, зависит от количества включенных в тариф опций.
Как сделать корпоративную почту на своем домене
Чтобы почта компании работала корректно, нужно ее настроить. Если вы хотите создать почту на домене в сервисах Яндекс 360 или VK WorkSpace, используйте инструкции:
Чтобы заказать почту Рег.ру, используйте инструкцию.
Общий алгоритм создания доменной почты состоит из 6 шагов:
-
1
Подключите домен. Зайдите в свою учетную запись почтового сервиса, введите доменное имя и подключите его.
-
2
Добавьте MX-запись. Ее можно добавить как в личном кабинете, так и в панели управления хостинга или облачного сервера. Все зависит от DNS-серверов, которые указаны для домена.
Обратите внимание!
Если на домене уже прописаны MX-записи, то их нужно удалить, чтобы не возникало конфликтов в системе.
- Инструкция по настройке ресурсных записей, если в домене прописаны ns1.reg.ru и ns2.reg.ru,
- Инструкция по настройке ресурсных записей, если в домене прописаны ns1.hosting.reg.ru и ns2.hosting.reg.ru,
- Инструкция по настройке ресурсных записей, если в домене прописаны ns5.hosting.reg.ru и ns6.hosting.reg.ru.
-
3
Добавьте SPF-запись. Она добавляется в поле TXT-запись и имеет вид v=spf1… Например, v=spf1 ip4:123.123.123.123 a mx include:spf.hosting.reg.ru include:spf.google.com ~all, где 123.123.123.123 ― IP-адрес вашего сервера. Узнать IP-адрес можно в панели управления хостинга или облачного сервера. Точную запись предоставит почтовый сервис. Эта запись снижает вероятность попадания ваших писем в спам.
-
4
Добавьте DKIM. Она добавляется в поле TXT-запись и имеет вид v=DKIM1… При создании DKIM используйте инструкции для вашего почтового сервиса:
- Инструкция по настройке DKIM для Почты Рег.ру,
- Инструкция по настройке DKIM для Яндекс 360,
- Инструкция по настройке DKIM для почты VK WorkSpace.
-
5
Настройте Политику DMARC Она добавляется в поле TXT-запись и имеет вид v=DMARC1… Вы можете воспользоваться нашей инструкцией по настройке DMARC для почтового домена на DNS-серверах Рег.ру.
-
6
Добавьте пользователей. На этом шаге нужно добавить список пользователей, которые смогут работать в корпоративной почте.
Готово, теперь вы знаете, как сделать доменную почту.
Как сделать, чтобы письма доходили до адресатов
Создать корпоративную почту — только полдела. Не менее важно, чтобы отправленные с нее письма гарантированно попадали в папку «Входящие», а не в «Спам».
Доставляемость — это комплексная характеристика, которая зависит от трех групп факторов:
- технической аутентификации домена,
- качества рассылаемого контента
- репутации отправителя.
Разберем каждый критерий подробно, чтобы вы могли выявить и устранить причину проблемы.
Техническая аутентификация
Без правильных настроек почтовые серверы получателей даже не будут рассматривать ваше письмо, сразу отклоняя его или отправляя в спам.
- SPF (Sender Policy Framework): Эта DNS-запись публикует список IP-адресов и серверов, которым разрешено отправлять письма от имени вашего домена . Если письмо придет с сервера, не указанного в SPF, оно не пройдет проверку.
- DKIM (Domain Keys Identified Mail): Это цифровая подпись письма, которая гарантирует, что оно не было подделано в пути. Письмо подписывается закрытым ключом на вашем сервере, а получатель проверяет подпись с помощью публичного ключа, опубликованного в DNS вашего домена.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance): Это самая строгая политика, которая указывает почтовому серверу получателя, что делать с письмами, не прошедшими проверку SPF или DKIM: отправить в спам (p=quarantine) или вовсе отклонить (p=reject). Наличие DMARC — это признак серьезного подхода к безопасности, который высоко ценится почтовыми гигантами вроде Gmail и Yahoo.
- PTR (Pointer Record): Это обратная DNS-запись, которая связывает IP-адрес вашего сервера с его доменным именем. Многие почтовые серверы проверяют PTR: совпадает ли обратное имя с именем отправителя в письме. Если нет — письмо будет заблокировано. Для серверов на виртуальном хостинге PTR уже настроена, для почтовых доменов с выделенным IP или облачных серверов ее необходимо настроить самостоятельно.
Контент письма и оформление
Даже при идеальных технических настройках ваше письмо может попасть в спам из-за содержания. Спам-фильтры анализируют его по множеству признаков:
- «Спам-слова» и триггеры. Чрезмерное использование CAPS LOCK, обилие восклицательных знаков, слова и фразы вроде «бесплатно», «гарантированный доход», «купи сейчас».
- Соотношение текст/картинки. Письмо, состоящее из одной большой картинки и пары слов, почти гарантированно попадет в спам. Всегда добавляйте альтернативный текст (alt text) для изображений.
- Ссылки. Не используйте «битые» ссылки или ссылки на подозрительные сайты. Ссылки должны быть понятными и вести на ваш официальный домен.
- Кнопка отписки (Unsubscribe). Ее отсутствие или неработающая ссылка на отписку — одна из главных причин, по которой пользователи отмечают письмо как спам, что мгновенно ухудшает вашу репутацию.
Репутация отправителя
Это самая сложная и динамичная характеристика. Репутация складывается из истории ваших отправлений и поведения получателей.
- Жалобы на спам. Если пользователи часто нажимают кнопку «Спам» для ваших писем, это серьезно вредит репутации.
- Вовлеченность аудитории. Почтовые сервисы отслеживают, открывают ли ваши письма и кликают ли по ссылкам. Если большинство пользователей не открывают письма, почтовые сервисы определят письмо как неинтересное и отправят в спам.
- Качество базы подписчиков. Отправка писем на несуществующие адреса — прямой путь к попаданию в черные списки. Регулярно чистите свою базу и используйте стандарт Double Opt-In для подтверждения адресов.
- Нахождение в черных списках. Если ваш домен или IP-адрес попал в один из популярных черных списков, например, Spamhaus, письма от вас будут блокироваться почти всеми провайдерами. Проверить это можно с помощью специальных сервисов, например MXToolbox.
Как проверить и диагностировать проблему?
Если ваши письма все же попадают в спам, начните с системной диагностики:
-
1
Используйте Mail-Tester.com. Это бесплатный сервис, который предоставляет уникальный адрес для отправки тестового письма. После отправки он выдаст вам подробный отчет с оценкой по 10-балльной шкале и укажет на конкретные ошибки: от настроек SPF/DKIM до спам-слов в тексте.
-
2
Проверьте почтовые заголовки. Заголовки (headers) проблемного письма содержат служебную информацию о том, как оно проходило по серверам. В них часто указана причина, по которой письмо было отправлено в спам.
-
3
Изучите статистику почтовых провайдеров. Зарегистрируйтесь в Postmaster Tools от Google, Яндекса и Mail.ru. Они покажут вам статистику доставляемости, жалобы на спам и ошибки для вашего домена.
Если вы хотите изучить вопрос глубже, обратитесь к нашей подробной статье «Почему мои письма попадают в СПАМ». В ней мы детально разобрали каждый из перечисленных выше пунктов.
Частые вопросы
Что такое корпоративная почта и чем она отличается от обычной?
Можно ли создать корпоративную почту бесплатно?
Какие записи нужно настроить в DNS для работы почты?
Для корректной работы корпоративной почты необходимо добавить в DNS вашего домена несколько записей: MX-запись — указывает, какой сервер обрабатывает почту для вашего домена. SPF-запись — перечисляет серверы, которым разрешено отправлять письма от вашего имени, чтобы защитить домен от подделок. DKIM-запись — позволяет подписывать письма цифровой подписью, подтверждая их подлинность. DMARC-запись — определяет, что делать с письмами, не прошедшими проверку SPF или DKIM (отправить в спам или отклонить).
Обязательно ли настраивать SPF, DKIM и DMARC?
Что делать, если письма с корпоративной почты все равно попадают в спам?
Проверьте настройки SPF, DKIM и DMARC с помощью специальных сервисов (например, mail-tester.com). Оцените содержание письма: нет ли в нем спам-слов, капслока, подозрительных ссылок, слишком большого количества картинок без текста. Проверьте, не попал ли ваш IP-адрес или домен в черные списки (используйте MXToolbox). Убедитесь, что ваша база подписчиков «чистая» и состоит из подтвержденных адресов.
В чем разница между почтой на хостинге и облачными сервисами (Яндекс, VK)?
Почта от хостинг-провайдера проще и дешевле, часто входит в стоимость тарифа, но имеет ограниченный функционал и дисковое пространство. Облачные сервисы (Яндекс 360, VK WorkSpace) — это комплексные экосистемы для бизнеса с почтой, календарем, диском, мессенджером и видеозвонками. Они надежнее, масштабируемее и удобнее для командной работы, но требуют регулярной оплаты за каждого пользователя.
Можно ли перенести существующую корпоративную почту на другой сервис?
Нужен ли для корпоративной почты отдельный IP-адрес?
Как восстановить доступ к корпоративной почте, если я забыл пароль?
Что произойдет с корпоративной почтой, если не продлить домен?
Помогла ли вам статья?
Спасибо за оценку. Рады помочь 😊