Электронная почта уже давно стала неотъемлемой частью жизни интернет-пользователя. На неё мы получаем личные сообщения, уведомления, рекламу и новости. Наряду с личной — набирает популярность корпоративная почта. Обычно для личных целей мы используем адрес вида ivanov@gmail.com или ivanov@mail.ru. Для email компании хочется выбрать имя, которое будет дублировать наименование организации. За основу названия электронного ящика компании можно взять свой домен. В этой статье мы расскажем, как создать почту со своим доменом.
Корпоративная почта ― это электронная почта, которая размещается на домен компании и используется только в рамках организации. Корпоративная электронная почта может иметь вид имя@домен, где: имя ― это имя сотрудника или отдела, домен ― доменное имя организации.
Например, в компании Рег.ру есть email для связи с PR-отделом — pr@reg.ru.
Для чего используют корпоративную почту
Как сделать почту со своим доменом
-
1.
Коммуникации с клиентами. Можно создать единую почтовую систему для общения с клиентами. Внутри этой системы могут быть общие настройки шаблонов и контактов, которые помогут ускорить процесс ответа клиенту. Также в общей системе легче отслеживать количество обращений, качество ответов и т. д.
-
2.
Создание рабочей почты для сотрудников. У многих людей есть личный email. Чтобы не смешивать работу и личные дела, пользователи заводят ещё один ящик. Когда у компании есть корпоративный почтовый ящик, решается два важных момента. Во-первых, рабочая почта настраивает сотрудника на рабочий лад и позволяет чувствовать себя частью команды. Во-вторых, она помогает контролировать настройки почты, особенно это касается настроек безопасности.
-
3.
Создание общего файлообменника для сотрудников. Можно открывать или ограничивать доступ к ресурсам компании по домену. Это увеличивает защищённость данных.
-
4.
Контроль активности подчиненных. Корпоративный аккаунт позволяет отслеживать активность сотрудников. Особенно это актуально для тех отделов, которые занимаются ответами на вопросы клиентов.
Преимущества корпоративной почты
-
1.
Запоминаемость бренда. Даже если человек не открыл письмо, он может увидеть название компании. Когда человек часто встречает одно и то же название, это способствует его запоминанию.
-
2.
Лояльность пользователей. Пользователи с большим доверием относятся лояльнее к рассылкам с официального email организации, поэтому вероятность, что письмо откроют, в разы выше.
-
3.
Письма реже попадают в спам. При создании корпоративной почты прописываются SPF и DKIM-записи. Благодаря им почтовые программы не расценивают письма как спам. Таким образом, письмо от организации, отправленное с корпоративной почты, потенциально может увидеть больше людей, чем письмо, отправленное с публичного домена.
-
4.
Безопасность. Электронная почта часто подвергается атакам злоумышленников, так как в ней хранятся не только документы, но и множество рабочих переписок с конфиденциальной информацией. Для личных электронных почтовых ящиков дополнительные настройки безопасности не предусмотрены или для их установки нужны определённые знания. Для настройки корпоративной почты предлагается больше параметров безопасности и их настройкой может заняться специалист.
-
5.
Защита клиентов от обращений злоумышленников. Не только телефонные мошенники могут притворяться сотрудниками известных организаций. Мошенническое письмо тоже может ввести в заблуждение. Если у компании есть свой email, то клиент уже не поверит письму, которое пришло с непривычного адреса.
Для создания почты организации используют два вида сервисов: локальный почтовый сервер, почта на домене.
Виды корпоративной почты
Для создания почты организации используют два вида сервисов:
— локальный почтовый сервер,
— почта на домене.
Локальный почтовый сервер
Это сложный и затратный способ настройки, так как подразумевает установку и обслуживание почтового сервера на оборудовании компании. Это дает максимальный контроль над данными, гибкость настройки под специфические потребности и возможность интеграции с другими внутренними системами. Однако создание и поддержка локальной инфраструктуры требует значительных вложений в серверное оборудование, программное обеспечение, квалифицированный персонал для администрирования, обеспечение безопасности и регулярное обновление ПО. Локальные серверы хорошо подходят для крупных организаций с высокими требованиями к безопасности и конфиденциальности данных, которые готовы инвестировать в собственную IT-инфраструктуру. Подробнее об этом читайте в статье Что такое почтовый сервер и зачем он нужен.
Почта на домене
Это самый распространенный способ. Почту на домене предоставляют хостинг-провайдеры и корпоративные сервисы:
— Почта от хостинг-провайдера. Многие хостинг-провайдеры предлагают эту услугу в составе пакетов хостинга. Этот вариант отличается простотой настройки и использования, а также относительно низкой стоимостью. Обычно предоставляется веб-интерфейс для управления почтовыми ящиками, а также возможность настройки почтовых клиентов. При этом функциональность и объем предоставляемого дискового пространства могут быть ограничены. Такая корпоративная почта для бизнеса небольшого масштаба и индивидуальных предпринимателей, для которых важны простота и экономичность.
— Почта от почтового сервиса (облачные решения). Облачные почтовые сервисы, такие как Google Workspace, Yandex 360 и Mail.ru для бизнеса, также предлагают готовые решения для организации корпоративной почты. Они обеспечивают высокую доступность, масштабируемость, надежность и безопасность данных. В облачных сервисах часто интегрированы дополнительные инструменты для совместной работы, видеоконференций и хранения файлов. Провайдер берет на себя ответственность за обслуживание серверов, обновление ПО и безопасность. Облачные решения подходят для компаний любого размера. Стоимость зависит от количества пользователей и тарифа.
Сервисы для настройки корпоративной почты
Вы можете заказать почту от хостинг-провайдера (например, почту на домене в Рег.ру) или выбрать облачное решение (Яндекс.Почта, Mail.ru и Google Workspace). Рассмотрим эти сервисы подробнее.
Почта Рег.ру
Почта Рег.ру — это услуга для создания корпоративной почты. В ее рамках вы можете создавать и управлять почтовыми ящиками через панель ispmanager. После создания электронных адресов вы можете настроить почтовый клиент и пользоваться им для обмена письмами.
Преимущества:
- нет ограничений на количество пользователей,
- нет рекламы в интерфейсе,
- защита от спама,
- круглосуточная техническая поддержка,
- возможность импорта почтовых ящиков внутри панели управления,
- низкая стоимость относительно популярных почтовых сервисов.
Яндекс.Почта
Яндекс.Почта ― сервис для написания, отправки и получения электронных писем от компании Яндекс. В нём предлагается до 1000 пользователей.
Преимущества:
- высокий уровень распознавания спама,
- поддерживает десятки языков (русский, английский, татарский, азербайджанский, армянский, казахский и др.),
- встроенный антивирус с высокой защитой,
- кастомизация интерфейса.
Google Workspace
Google Workspace ― это большой выбор облачных приложений Google для бизнеса. Он включает в себя: Google Документы, Таблицы и Презентации, Hangouts (мессенджер и звонки) и Google Calendar и другие сервисы Google.
Преимущества:
- множество дополнений для работы с документами,
- хорошая интеграция с облачными технологиями,
- менее зависим от блокировок,
- возможность совместной работы с документами.
Mail.ru для бизнеса
Mail.ru для бизнеса ― это российский сервис, который позволяет создать до 5000 адресов сотрудников на домене.
Преимущества:
- широкие возможности кастомизации,
- ориентация на российского пользователя,
- простой дизайн и настройки,
- есть функция создания рассылок и сервисы для опросов,
- возможность настройки автоответов.
Выбор почтового сервиса зависит от количества пользователей и потребностей компании. Если у вас в приоритете почта как многофункциональная платформа для работы сотрудников, то лучше выбрать расширенную версию. В этом случае критерием выбора может стать количество функций, надёжность и цена. Стоит отметить, что платные сервисы внимательнее относятся к технической поддержке клиентов.
Как сделать корпоративную почту на своем домене
Как сделать почту на своем домене
Чтобы почта компании работала корректно, нужно настроить её. Если вы хотите создать почту на домене в сервисах Яндекс.Почта, Mail.ru или G Suite, используйте инструкции:
Чтобы заказать почту Рег.ру, используйте инструкцию Как заказать услугу «Почта Рег.ру»
Если рассматривать общий алгоритм, как создать доменную почту, то надо выполнить 5 шагов:
Шаг 1. Подключить домен. Зайдите в свою учётную запись почтового сервиса, введите доменное имя и подключите его.
Шаг 2. Добавить MX-запись. Обратите внимание! Если на домене уже прописаны MX-записи, то их нужно удалить, чтобы не возникало конфликтов в системе. Эту запись можно добавить как в личном кабинете, так и в панели управления хостинга или VPS. Всё зависит от DNS-серверов, которые указаны для домена:
Шаг 3. Добавить SPF-запись. Она добавляется в поле TXT-запись и имеет вид v=spf1… Например, v=spf1 ip4:123.123.123.123 a mx include:_spf.hosting.reg.ru include:_spf.google.com ~all, где 123.123.123.123 ― IP-адрес вашего сервера. Узнать IP-адрес можно в панели управления хостинга или VPS. Точную запись предоставит почтовый сервис. Эта запись снижает вероятность попадания ваших писем в спам.
Шаг 4. Добавить DKIM. Она добавляется в поле TXT-запись и имеет вид v=DKIM1… При создании DKIM используйте инструкции для вашего почтового сервиса:
Шаг 5. Добавить пользователей. На этом шаге нужно добавить список пользователей, которые смогут работать в корпоративной почте.
Готово, теперь вы знаете, как сделать доменную почту.
Мы рассмотрели основные сервисы, которые позволяют сделать почту для бизнеса. На самом деле, их намного больше. Они предоставляют разные интерфейсы и функции, которые отличаются ценой, поэтому можно выбрать программу на свой вкус и кошелёк. Главное — точно понимать цель создания ящика.
Помогла ли вам статья?
Спасибо за оценку. Рады помочь 😊