Закрывающие документы

Кто может получить закрывающие документы

Закрывающие документы предоставляются только юридическим лицам и ИП, которые произвели оплату безналичным переводом со своего расчетного счета.

При оплате необходимо выбрать способ оплаты Безналичный перевод или Безналичный перевод в иностранной валюте.

Оплата счета через платежные системы или терминалы моментальных платежей считается оплатой от физического лица. Согласно законодательству РФ закрывающие документы по такой оплате не предоставляются. Чтобы получить документы, подтверждающие оплату, обратитесь в техническую поддержку платёжной системы.

В каком формате предоставляются закрывающие документы

До октября 2017 года мы предоставляли два отдельных документа: счет-фактуру и акт выполненных работ. С октября 2017 года мы предоставляем универсальный передаточный документ (УПД), который включает в себя счёт-фактуру и акт выполненных работ. Ниже перечислены условия предоставления закрывающих документов.

Условия предоставления закрывающих документов

• Скан-копии закрывающих документов автоматически загружаются в личный кабинет и отправляются на email до 15 числа следующего месяца от даты начала оказания услуги.

• Оригиналы документов отправляются:

  • почтой России в течение двух недель с момента загрузки скан-копий в личный кабинет;
  • по ЭДО, если настроено взаимодействие, — до 20 числа месяца, следующего за отчетным, с момента загрузки скан-копий в личный кабинет.
• Оригиналы документов можно получить лично в московском офисе. Для получения документов напишите заявку в службу поддержки или help-чат.
• Документы датируются последним числом месяца.
• Закрывающие документы могут быть сформированы не сразу на всю сумму счета в зависимости от типа услуги.

Как формируются закрывающие документы

В зависимости от типа предоставляемой услуги, счет может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:

• на всю сумму
• ежемесячно
• по мере использования средств на балансе услуги

Как получить оригиналы закрывающих документов повторно

По умолчанию мы отправляем закрывающие документы по мере их формирования на почтовый адрес организации, указанный в Контактах владельца аккаунта. Если указан неверный почтовый адрес, закрывающие документы могут не дойти до адресата. В таком случае документы будут возвращены обратно на почтовый адрес нашей организации. На ваш контактный email поступит соответствующее сообщение.

Если вы не получили оригиналы документов из-за неверного почтового адреса, измените ваш адрес на корректный в Контактах владельца аккаунта и закажите повторную отправку документов по одной из инструкций ниже.

Как скачать скан-копии закрывающих документов

Как изменить данные в УПД

Если вам нужно изменить данные в УПД (Универсальный передаточный документ), напишите заявку в службу поддержки.

В УПД можно изменить:

• наименование организации;
• юридический адрес;
• КПП;
• номер платежного поручения (только за незакрытый квартал).

В УПД нельзя изменить:

• дату документа;
• номер документа;
• сумму оказанных услуг;
• ИНН организации.

Возможные проблемы

В личном кабинете не отображаются бухгалтерские документы

Документы могут не отображаться в личном кабинете, если:

• оплата счета производилась через различные платежные системы или через терминалы моментальных платежей;
• оплата производилась от физического лица;
• перечисленных средств недостаточно для оплаты услуг;
• не подошел срок формирования закрывающих документов.

Если ни один из описанных случаев не актуален, создайте заявку в службу поддержки, в ней подробно опишите суть проблемы и предоставьте документ, подтверждающий вашу оплату.

Можно ли получить закрывающие документы при оплате с корпоративной карты

По операциям, произведенным с помощью корпоративных карт, компания Рег.ру не предоставляет закрывающие документы.

По законодательству РФ непосредственными держателями банковских карт являются физические лица, даже если карта выпущена для юридического лица или ИП (см. пункт 1.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П). Если карта является корпоративной, она оформляется на конкретного сотрудника. При проведении операций по карте платежный шлюз банка эквайера возвращает информацию о держателе карты, которым всегда выступает физическое лицо. Таким образом, все платежи по банковским картам поступают в Рег.ру от физического лица.

По законам РФ бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и УПД) предоставляются только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям при проведении прямого безналичного платежа с расчетного счета организации или оплате наличными при предоставлении соответствующих документов.

Подтверждением целевого использования средств по корпоративной карте является:

• инвойс по оплаченному счету;
• банковская выписка со счета карты.

Инвойс можно скачать в разделе Счета, нажав на нужный номер счета.